Secrétaire réceptionniste

• Répondre aux appels téléphoniques des clients et recevoir ceux-ci à la clinique;
• Planifier et assurer une gestion optimale et efficace des rendez-vous selon la disponibilité des intervenants et des salles de traitements;
• Procéder au paiement et encaissement des honoraires pour les services rendus;
• Faire la numérisation des documents au dossier des patients dans le dossier électronique
• Préparer la correspondance, rapports, relevés, formulaires, présentations, demandes (CNESST - Aide Social ect.) et autres documents;
• Répondre aux demandes d’informations par téléphone et par courriels sur différents services, promouvoir la clinique auprès des clients actuels et futurs;
• Assurer la confirmation des rendez-vous planifiés dans les horaires des professionnels;
• Effectuer le suivi des dossiers patients et liste de rappel au quotidien
• Effectuer des tâches générales de comptabilité, tel que balancer les encaissements à la fin d’une journée de travail, préparation du dépôt bancaire, suivi des comptes à recevoir
• Suivi des achats tel que chaussures, bas de compression etc.
• Trier, classer et archiver les documents selon des systèmes de classement établis,
• Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
• Envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d'un télécopieur ou du courrier électronique;
• Tenir l'inventaire des fournitures de bureau, procéder aux commandes des fournitures si nécessaire et veiller à ce que l'entretien de l'équipement de bureau soit effectué;
• Assurer un service courtois et rapide en tout temps;
• Prendre note de toutes les informations pertinentes au traitement des demandes clients;
• Effectuer toute tâche connexe demandée par la direction et/ ou du directeur médical.

QUALITÉS REQUISES :

• Excellent service à la clientèle, qualités humaines de respect et de savoir-être;
• Habiletés à communiquer verbalement et par écrit;
• Fortes habiletés avec les systèmes informatiques, dont la suite Office, les courriels Outlook, etc.;
• Sens de l’organisation, notamment par une bonne gestion des priorités;
• Autonomie, sens de la responsabilité et rigueur professionnelle;
• Bonne capacité d'adaptation et gestion du stress;
• Préoccupation de la qualité des services offerts.

• Diplôme d’étude secondaire (DES);
• DEP en secrétariat ou ASP en secrétariat médical un atout;
• Six (6) mois d’expérience;
• Expérience en clinique publique ou privée un fort atout;
• Excellent niveau de français parlé et écrit
• Maîtrise des logiciels de bureautique.

• Postes permanents à temps partiel ou temps plein, jusqu'à 36 heures / semaine